Model univerzalne izvrsnosti - MUI uvodi sastanke kao novi resurs

Podjela resursa

1. Klasična podjela resursa:

1. Materijalni resursi,

2.  Financije,

3.  Ljudski resursi,

4.  Vrijeme.

2. Novija podjela resursa (znanje je uključeno kao novi resurs):

1. Materijalni,

2. Financije,

3. Ljudski,

4. Vrijeme,

5. Znanje.

3. MUI podjela resursa

Sastanci su novi šesti resurs.

Ovo je jedan od brojnih inovativnih elemenata u Modelu univerzalne izvrsnosti - MUI.

Koji su razlozi da MUI sastanke tretira kao novi šesti resurs?

Evo nekoliko razloga zašto su sastanci resurs:

Glavni razlozi zašto su sastanci resurs

1. Odluke

Odluke se donose isključivo na sastancima.

Odluke koje se donose na sastancima su pokretači za sve aktivnosti koje se čine planirano i time je njihova
važnost nezaobilazna.

Ako su odluke nekvalitetne, nepotpune i zakašnjele, svi ostali resursi će se trošiti neodgovarajuće
(prekomjerno ili premalo).

Trošenje resursa se planira odlukama i zato je važnost sastanaka izuzetno ključna.

2. Utrošak vremena

Najviše vremena trošimo na sastancima pa je logično da je takva aktivnost izdvojeni resurs s kojim
onda možemo učinkovitije upravljati.

Sastanci su većinom neučinkoviti, dugi i česti i glavni su uzrok kreiranja negativnih stanja.

Kada smo na sastanku ne radimo ništa drugo

Umjesto da radimo važne aktivnosti mi smo na neučinkovitim sastancima (prekomjerno trošimo vrijeme).

3. Utjecaj sastanaka

Učinkovitost/neučinkovitost  kao rezultat sastanaka ima ključan utjecaj za sve čimbenike na koje se
sastanak odnosi.

Svi čekamo sastanke da se nešto dogodi, pokrene, reducira, ukloni, ...

4. Stvaranje dodane vrijednosti

Rezultati učinkovitih sastanaka će biti dodatno ugrađeni u proizvod ili uslugu kroz veću tržišnu vrijednost
proizvoda ili usluge i/ili smanjenje troškova.

Na taj način učinkoviti sastanci sustavno i kontinuirano kreiraju dodanu vrijednost.

5. Intelektualni kapital

Da bi sastanci bili  učinkoviti sastanci treba posjedovati odgovarajuća znanja, vještine i ponašanja za
sudjelovanje/vođenje sastanaka.

To su znanja i vještine koja se moraju učiti. Nema prirodno talentiranih.

Kada su znanja, vještine i ponašanja standard u organizaciji i ako je sve definirano s pisanim procedurama
onda je to dio intelektualnog kapitala organizacije.

U organizacijama gdje su učinkoviti sastanci standard i realnost, vrijednost organizacije na tržištu kapitala
kao dio intelektualnog kapitala je izuzetno velika i nije konstanta nego se vremenom sve više povećava.

To je logično jer učinkoviti sastanci kontinuirano i sustavno stvaraju dodanu vrijednost.

Suprotno tome, neučinkoviti sastanci stvaraju negativna stanja, dovode do sustavnih šteta i neuspješne
organizacije.

Pogledajte shemu u nastavku gdje su prikazani sastanci kao dio intelektualnog kapitala organizacije.

Ostali razlozi zašto su sastanci prepoznati i izdvojeni kao novi resurs

- Sastanci su jedini način komunikacije između dvije ili više osoba.

- Sastanci su poticaj da u zajedništvu s drugima kreiramo bolja rješenja od dosadašnjih (unapređenja,
kreativna rješenja problema, inovacije, izumi, razvojna rješenja, …).

- Sastanci su vrijeme za informiranje.

- Zagovaranje (prodaja, marketing, lobiranje, mobiliziranje, uvjeravanje, ...) se dominantno događa na
sastancima.

- Što je menadžer na višem organizacijskom nivou, više vremena provodi na sastancima.

- Neučinkoviti sastanci = loše odluke, loše odluke = nema razvoja.

- Učinkoviti sastanci su osnovna strategija za potiskivanje konkurencije na tržištu.

- Učinkoviti sastanci stvaraju ozračje za kreativno rješavanje problema.

- Učinkoviti sastanci su kohezivni čimbenik timskog rada u organizaciji.
Bez učinkovitih sastanaka nema uspješnog tima.

- Učinkoviti sastanci unose red, naviku planiranja i koordinaciju u radu svih dijelova organizacije.

- Zanemarivi troškovi unapređenja sastanaka u odnosu na dobivene rezultate koji su u funkciji razvoja
organizacije.

Potrebne aktivnosti

1. Osvijestiti sve čimbenike o važnosti sastanaka i dati im atribut i tretirati ih kao resurs.

2. Stjecati znanja, vještine i ponašanja sudjelovanja/vođenja učinkovitih sastanaka te sustavno i kontinuirano
stvarati dodanu vrijednost.

3. Vrednovati sebe i organizacije prema stanju učinkovitosti sastanaka, jer su učinkoviti sastanci osnovni
čimbenik intelektualnog kapitala svake organizacije i pojedinca.

Posljedice

Dajući sastancima status resursa, lakše, jednostavnije i cjelovitije ćemo s njima upravljati.

Kada upravljamo sastancima, upravljamo i sobom i organizacijama u kojima djelujemo.

Inovativnost

Kada sastanke zajedno s vremenom i znanjem stavimo u kategoriju koju MUI naziva "meki resursi" i kada rješavanje problematika i problema dominantno temeljimo na uporabi mekih resursa u odnosu na "tvrde resurse" (materijalni, financije, ljudski), još je veća opravdanost zašto MUI sastanke deklarira kao novi šesti resurs.

Zaključak

Sastanci ne mogu biti na margini zbivanja već moraju biti pokretači razvoja kako pojedinaca tako i organizacija.

Rezultati sastanaka (učinkoviti ili neučinkoviti) dominantno utječu na uspjeh pojedinaca i organizacija.

Vrijednost organizacija je ograničena neučinkovitim sastancima.

Pomoću učinkovitih sastanaka se uspješno upravlja bilo kojim sustavom i stiče nenadoknadiva konkurentska prednost na tržištu što direktno utječe na povećanje vrijednosti organizacije kroz intelektualni kapital.

Praktikum

1. Imate li opravdane razloge da na prihvatite MUI tvrdnju da su sastanci novi šesti resurs?

2. Hoćete li od sada sastanke sagledavati kao resurs i sofisticirano (promišljeno) i štedno se odnositi prema
njima?

3. Hoćete li napraviti plan kako da pomoću učinkovitih sastanaka sustavno i kontinuirano kreirate dodanu
vrijednost u organizacijama u kojima djelujete?

4. Hoćete li od sada procjenjivati vrijednost organizacija u kojima djelujete uvažavajući činjenicu da su
sastanci značajni čimbenici intelektualnog kapitala?

5. Hoćete li napraviti Planove učenja za zaposlenike s ciljem stjecanja nedostajućih znanja, vještina i
ponašanja iz problematike sudjelovanja i vođenja učinkovitih sastanaka i na taj način značajno podizati
vrijednost intelektualnog kapitala u organizaciji u kojoj djelujete?

Pozicija učinkovitih sastanaka za vrijednost organizacija

Ovaj tekst je dio sadržaja iz knjige „MUI KNJIGA ZA USPJEH“ koja je dostupna za narudžbu na linku:  HYPERLINK "http://www.portalalfa.com/mui_knjiga_za_uspjeh" \t "_blank" http://www.portalalfa.com/mui_knjiga_za_uspjeh

Knjiga je cjelovit prikaz i primjena Modela univerzalne izvrsnosti - MUI © 2007.

Model univerzalne izvrsnosti - MUI © 2007 je sustavno i kontinuirano postizanje izvrsnosti u bilo kojem području osobnog i profesionalnog života, kao i za postizanje izvrsnosti u organizacijama bez obzira na vrstu, veličinu i stanje u kojem se trenutačno nalazi.

Milan Grković
Tel: 385 98  57 88 31
Email: Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.
Skype: milan.grkovic
LinkedIn:  HYPERLINK "http://www.linkedin.com/in/milangrkovic" www.linkedin.com/in/milangrkovic
Twitter:  HYPERLINK "http://www.twitter.com/milangrkovic" www.twitter.com/milangrkovic
Facebook:  HYPERLINK "http://www.facebook.com/mgrkovic" www.facebook.com/mgrkovic
Internet:  HYPERLINK "http://www.portalalfa.com" www.portalalfa.com
PORTAL ALFA - Portal znanja